Як структурувати ваші особисті документи

Наявність структурованої системи для всієї важливої інформації про вас і вашої сім`ї зробить життя набагато простіше. Ви зможете заповнювати заяви, відстежувати надходження і мати при собі всі необхідні дані в будь-який час. Більше не доведеться нескінченно шукати втрачені шматки інформації.

Кроки

1. 

   1

   Для початку визначитеся, який тип файлової системи документації має для вас значення. Ось деякі моменти для розгляду:
   • Обсяг простору, наявного у вас в наявності
   • Кількість інформації, яку потрібно скласти
   • Вага шафи або секції

2. 

   2

   Зберіть всі ваші документи в одному місці. Витягніть їх з ящика з непотрібним мотлохом, вашого прикомірка, взуттєвих коробок, де б паперу не були заховані.

3. 

   3

   Відсортуйте ваші документи по класифікацій. Розкладіть схожі позиції один з одним. Ось найпоширеніші категорії та ідеї про те, як повинні розташовуватися паперу:
   • Персональні дані (включаючи членів сім`ї)
     • Карта соціального страхування та / або номер
     • Завірена копія свідоцтва про народження
     • Копія посвідчення або паспорти
     • Відбитки пальців або комплект ДНК для дітей
     • Медична інформація по кожній людині
   
   
   
   
   
   • Записи з імунізації
     • Страхові карти і дані
     • Документація про будь-якого роду непрацездатності
     • Ім`я, номер телефону доктора і контактні дані екстреної допомоги
     • Список усіх видів алергій і медичних ускладнень для кожної людини
   • Шкільна інформація
     • Реєстраційні дані
     • Стенограми
     • Копії дипломів
     • Будь-яка інформація щодо фінансової допомоги
   • Податки - Така інформація повинна зберігатися протягом 7 років
     • Всі форми W-2
     
     
     
     • Копії попередніх податкових декларацій
     • Всі підтверджуючі документи - виписки по відсотках і прибутку, іпотечна звітність і т. Д.
   • Інформація про автомобіль
     • Копія та оригінал прав
     • Договір страхування і поліс
     • Копія реєстрації
     • Запасний ключ
   • Договір іпотеки або оренди
   • Кредитна карта або дані по позиці
   • Оплачені рахунки
   • Гарантійна інформація та документи - відмінною ідеєю є перев`язування або скріплення скобами гарантійних надходжень
   • Керівництва з експлуатації
   • Будь-які інші корисні категорії

4. 

   4

   Прикріпіть ярлики на кожну укомплектовану папку і помістіть в вашу картотеку.

Поради

• Подумайте про збереження важливих документів в пожежобезпечному місці.
• Робіть час від часу короткі перерви при роботі, коли відчуваєте себе розбитим.
• Отримайте копію медичної документації від вашого доктора.
• Не бійтеся реорганізувати всю файлову систему.
• Підшивайте документи одним і тим же способом кожен раз.
• Робіть нотатки по будь пропущеної інформації і працюйте над її отриманням.
• Створіть нові категорії, якщо ви в них потребу.
• Складайте речі назад на свої місця після використання.

Попередження

• Не лінуйтеся відкладати документи.