Як бездоганно систематизувати інформацію на комп'ютері
У цій статті спробуємо описати спосіб створення гарної системи для організації, обслуговування і резервного копіювання файлів і папок на персональному комп`ютері. Незважаючи на те, що існує нескінченне число способів вирішення цього завдання, у статті буде зроблена спроба представити деякі директиви і розпорядження для створення системи, яка найкраще підходить для того типу інформації, яку ви намагаєтеся організувати!
Кроки
1
Дізнайтеся, де знаходяться ваші файли. Зберігання всіх ваших файлів в одному місці, це найкраще, що ви можете зробити, щоб упевнитися, що дані ніколи не загубляться. Таким чином, першим етапом створення системи організації є вибір головного місцезнаходження для зберігання всіх ваших персональних даних. На ПК з ОС Windows папка My Documents часто є гарним вибором, хоча операційна система додає всякий додатковий «сміття» разом з вашими даними (як My Pictures і My Music folders). Ще один хороший варіант - встановити окремий жорсткий диск або зовнішній жорсткий диск, щоб зберігати ваші дані на ньому. Не піддавайтеся спокусі розміщувати всі на робочому столі вашого комп`ютера. Папка, «похована» в операційній системі, робить процес створення резервних копій важким. Ніколи не зберігайте файли в каталогах, де знаходяться їхні програми (тобто ніколи не зберігайте Word-документ в С: program files officeXP Word папка). Ці папки часто автоматично видаляються або переміщуються.
2
Відокремте користувачів і групи. З`ясуйте кращий спосіб збереження окремих даних користувача (і, в деяких випадках, особистих). Windows має хорошу систему для розділення даних користувача в папці "Documents and Settings". Інші пропозиції - створити папку з ім`ям користувача в ній. Якщо ви організуєте файли в діловому стилі, створення окремих папок для груп або проектів також є хорошою ідеєю. Важливо, щоб один користувач зміг знайти всі його або її дані в одній папці, роблячи процес створення резервних копій набагато легше.
3
Зберігайте робочі і особисті файли окремо. Зберігайте роботу в одній папці, шкільні роботи - в інший, фотографії та особисті файли - в іншій і завантаження - в іншій папці. Музика повинна, звичайно, мати свою папку. Таким чином, ви можете легко зберігати особисту і професійну інформацію окремо, і можете легко переходити туди, що вам потрібно для роботи. Податкові декларації? Відкрийте каталог "Personal". Терміновий бізнес-звіт? Це все в "Work". Файли, які відносяться до тієї ж самої теми, зберігаються в одному місці. Інший метод, який деякі люди використовують, це хронологічна сортування. Хоча це іноді корисно (збереження кожного семестру шкільних занять в різних папках), пам`ятайте, що файлова система на вашому комп`ютері вже відстежує дати речей, які були створені і модифіковані, тому в деяких відносинах це марна трата часу робити це знову. Крім того, є відмінні інструменти, такі як Google Desktop або Copernic Desktop для швидкого вибору файлів з певного набору дат.
4
Використовуйте багато вкладених папок. Шари хороші, вони допомагають робити речі конкретними. У папці робота тримайте окрему папку для розкладів, а інший для веб-проектів. У кожному семестрі шкільних занять тримайте одну папку для математики, одну - для англійської мови, одну - для хімії. Ви зрозуміли ідею. Тільки не переусердствуйте- хороше емпіричне правило - якщо у вас є більше 50 файлів у папці, ви можете розглянути питання про їх організації у вкладені папки.
5
Встановіть розклад резервного копіювання. Після того, як це все знаходиться в одній великій теці, можна легко створити резервну копію. Якщо ви хочете створити резервну копію тільки папки Work, просто візьміть цю папку. Інвестуйте в компакт-диски або DVD-RW і хорошу програму для резервного копіювання. Програма резервного копіювання потім буде записувати лише змінені файли кожного разу, коли будете запускати її, заощаджуючи час і гроші. Просто тримайте резервні диски в надійному місці.
6
Використовуйте наочні імена файлів. Немає нічого гіршого, ніж перегляд файлу в купі інших файлів з такими іменами, як "word.doc" або "presentation.pdf." Переконайтеся, що ви описуєте файл належним чином, зберігаючи його так, щоб у майбутньому могли самі знайти його, будучи напідпитку і / або сплячим. Зробіть папку доступною для пошуку і сортування. Справжній комп`ютерник може використовувати угоду про перейменування файлів, яке додає дату створення в ім`я файлу для легкого перегляду сортування файлу. Тобто, 20140514MyWikiHowUpdate.bs, потім, коли ви знаходитесь в списку в алфавітному порядку, старі файли з тим же ім`ям будуть впорядковані в логічному порядку.
7
Дотримуйтеся цього. Ви маєте цю систему з означеної причини! Не просто викидайте всі свої файли в той же старе місце, покладіть їх у потрібну папку, як тільки створили або отримали їх. Якщо справи вийдуть з-під контролю, витратьте годину свого дня, щоб знову організувати все. Це варто часу.
Поради
- Іноді просто неможливо зберегти все, з чим ви працюєте, у належному місці. Використовуйте тимчасову папку для зберігання речей, з якими працюєте прямо зараз, але переконайтеся, що тимчасова папка порожня в кінці дня. Якщо файл «тиняється» у вашій тимчасовій папці більше доби або близько того, це сміття. Видаліть його.
- [b]Консолідація: Отримаєте всі ваші CD-R, важливі файли на старому комп`ютері і всі ці дискети і помістіть їх усіх в одній системі організації! Якщо це все знаходиться в одному місці - значить в десять разів менше клопоту і знаходиться в безпеці! Менше безладу від довільних дисків CD-R, теж!
Попередження
- [b]Робіть резервні копії всього: Особливо цифрових фотографій! Якщо вони все в одному місці, немає ніяких виправдань, щоб не записувати на компакт-диск або DVD кожен місяць або близько того. Ви будете дякувати себе пізніше, коли ваш комп`ютер «помре»!
- [b]Плануйте свою роботу: Ваша нова файлова система не буде працювати, якщо ви не будете пам`ятати про збереження файлів відразу в їх відповідних папках.
- [b]Не відкладайте: Якщо ви не організуєте процес зараз, ви ніколи не зможете «обійти» її.
Що вам знадобиться
- Час
- Гарне програмне забезпечення для резервного копіювання
- диски CD-R / DVD-R
