Як керувати вашої електронною поштою професійно

Ось 10 кроків, щоб переконатися, що ви перебуваєте у виграшному становищі, коли справа доходить до електронної пошти.

Кроки

1. 

   1

   Дотримуйтеся етикету електронної пошти. Розглянемо старе прислів`я: "Ласкавий теля двох маток ссе". Немає сенсу в розмові про питання етикету. Ми всі знаємо, що повинні бути ввічливими. Але ось кілька пунктів для розгляду:
   • Не пишіть, коли зліться, - почекайте 24 години і заспокойтеся. Будьте розумні.
   • Попросіть кого-небудь ще відредагувати текст вашої електронної пошти.
   • Не використовуйте сарказмів. Ви можете думати, що розумні, але одержувач відхилить лист.
   • Не пишіть все ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ! Така електронна пошта - еквівалентна пронизливий крик, і ваш абонент не буде вдячний вам за це.

     

   • Легше з знаками оклику теж. Надмірне використання "притупляє" їх ефективність.

     

   • Використовуйте чітким і ясним поле Subject. Це допоможе людям вирішити, чи слід читати електронну пошту зараз або пізніше. Ми всі - зайняті люди. Одержувач вашого листа оцінить ваше глибокодумність.

     

   
   
   
   
   
   • Будьте короткі. Якщо вашу адресу електронної пошти довжиною більш ніж два абзаци, можливо, ви повинні використовувати номер телефону.

     

   • Змініть текст в поле Subject, якщо змінюєте заголовок теми.

     

   • Якщо з одержувачем не було раніше узгоджено, не відправляйте вірші, жарти, попередження про віруси та інші речі. Ви просто витрачаєте дорогоцінний час і трафік.

     

2. 2

   Не думайте, що ви анонімні. Якщо ви відправляєте неприємні послання, можете подумати, що ніхто не зможе з`ясувати, що електронна пошта прийшла від вас. Зрештою, ви створили фальшивий веб-адресу. Подумайте ще раз. Електронна пошта містить невидиму інформацію про відправника. Ця інформація знаходиться в заголовку. Всі основні програми електронної пошти можуть відображати інформацію заголовка. Ось як:
   • У Microsoft Outlook двічі клацніть по електронній пошті. Потім натисніть View> Options. У Microsoft Outlook Express клацніть по електронній пошті. Потім натисніть File> Properties і виберіть закладку Details.

     

   • У Eudora двічі клацніть по повідомленню. Потім натисніть кнопку Blah Blah.
   • У Netscape натисніть повідомлення, щоб відкрити його. Потім натисніть View> Message Source для відображення заголовка.
   
   
   
   • Виявлення інформації відправника знаходиться в розділах, які починаються з "Received:". Там можуть бути деякі з них, залежно від кількості комп`ютерів, через які електронна пошта пройшла. Комп`ютер-відправник знаходиться внизу "Received:". Цей розділ матимуть номер Інтернет-протоколу (IP), наприклад 124.213.45.11. Це можна простежити на ряді веб-сайтів.

     

3. 

   3

   Уникайте відправки електронної пошти неправильного адресату. Сьогоднішні програми електронної пошти легко відправляють електронні листи. Це означає, що коли ви починаєте набирати адресу одержувача, якому ви раніше відправляли повідомлення, поле "Кому:" може бути вже заповнено. Будьте обережні. Завжди двічі перевіряйте необхідного одержувача. Крім того, якщо ви пишете щось неприємне про Джо Сміт, у вас на думці буде ім`я Джо. Не посилайте лист йому.

4. 

   4

   Не використовуйте одну адресу електронної пошти для всього підряд. Майте кілька адрес електронної пошти - для приватного використання, громадського користування, для інтернет-розсилок і для покупок в Інтернеті. Більшість провайдерів дасть вам півдюжини облікових записів електронної пошти Ви також можете використовувати адреси в Інтернеті для особистих акаунтів. Обидва Gmail і Yahoo! - хороші. Ви можете зв`язатися з цими акаунтами з будь-якої точки світу, якщо у вас є доступ до Інтернету.

5. 

   5

   Не забудьте перевірити всі ваші облікові записи електронної пошти. Перевірка всіх цих акаунтів може бути рутиною, особливо з дому. Щоб скоротити час, ви можете використовувати програму ePrompter (eprompter.com), яка може перевірити 16 різних захищених паролем облікових записів. Найкраща з усіх - ePrompter, безкоштовна. Є й інші програми, які будуть робити це за окрему плату, в тому числі Active Email Monitor (emailmon.com).

6. 

   6

   Не натискайте кнопку "Send" занадто швидко. Перечитайте кожен електронний лист, перш ніж відправите його! Навіть якщо ви не шукаєте роботу, вам потрібно бути уважним. Люди будуть судити про вас підсвідомо по помилках. Ніхто з нас не досконалий. Але ви можете підловити 99% цих проблем, перечитуючи текст. І не сподівайтеся на перевірку орфографії. Вона буде ловити друкарські помилки. Але якщо ви використовуєте "four" замість "for," або "your" замість "you`re", вона вам не підкаже. Він також, ймовірно, не зловить відсутні слова в реченні, які ви випадково не включили. Так, знайдіть хвилинку і перечитайте текст. Чи не виглядаєте неуком.

7. 

   7

   Встановіть таймер. Ви можете зробити це в Outlook, додавши норму, яка затримує відправку, переважно на 1-5 хвилин, протягом яких електронного листа буде у вашій папці Вихідні і може бути видалено. Це охоронить вас від натискання не на ту кнопку і випадкової відправки наполовину готового листи, а також надаючи вам одну хвилину, щоб зібрати свій текст і видалити цей сумовитий перелік вульгарних образ, які ви набрали у вашій люті, перш ніж направити це босові.

8. 

   8

   Пам`ятайте про вкладення. Так як ми всі робимо це іноді, це не повинно бути величезним справою. Однак якщо ви послідовно робите цю помилку, чоловік (можливо, важливі люди) може подумати, що з вами щось не в порядку. Вони можуть навіть коливатися - вести бізнес з вами в майбутньому чи ні. Коли ви готові відправити електронну пошту, подумайте: "Про що я забув?"

9. 

   9

   Використовуйте своє власне доменне ім`я. Зробіть так, щоб ваша компанія брала важливий вид. Якщо ви використовуєте веб-аккаунт або ім`я постачальника послуг Інтернету для вашого бізнесу, ви не будете виглядати професійно.

10. 

    10

    Припускаючи, що хтось ще не привласнив це ім`я, ви можете вказати вашу компанію в доменному імені.

Поради

• Якщо ви задаєте більше одного питання, нумеруйте кожне питання. Це чітко визначає відповідь, яку ви шукаєте, від кожного питання. Наприклад:
  
  
• 1. Коли б ви хотіли закінчити це?
• 3. Як ви думаєте, що поліпшить планування?
• 2. Скільки вам потрібно?
• Якщо ваш електронний лист включає в себе заклик до дії, передбачте крайній термін. Наприклад: "Будь ласка, дайте відповідь [b]в Понеділок, 2 червень 4:00 вечора". Виділяйте дату жирним шрифтом - це також допомагає. Справа в тому, що ви дозволяєте читачеві відразу зловити найбільш важливу інформацію і уникнути двозначності.