Як правильно відповідати на електронні повідомлення

Електронні повідомлення - важлива частина ділового і особистого життя-але іноді люди ігнорують правила етикету при використанні електронних пристроїв. Ви можете навчитися писати відповіді на електронні повідомлення в діловій стислій манері, що допоможе вам у спілкуванні з клієнтами, колегами та друзями.

Кроки

Частина 1 з 5: Читання електронних повідомлень

1. 

   1

   Перед відповіддю уважно прочитайте всі повідомлення. Ніколи не відповідайте на перше питання, не прочитавши інші.

2. 

   2

   Визначте стиль електронного повідомлення. Якщо це офіційний стиль, тоді й відповідати потрібно в тому ж стилі.
   • Постарайтеся відповісти в нейтральній формі, навіть якщо повідомлення є агресивним або грубим. В електронному повідомленні набагато складніше визначити емоції, ніж при телефонному дзвінку.

3. 

   3

   Зверніть увагу, коли було відправлено повідомлення. Постарайтеся відповідати на важливі повідомлення протягом 24 годин.
   • Використовуйте опцію маркування електронних повідомлень, щоб упорядкувати їх у вхідних по пріоритету.

4. 

   4

   Перед відповіддю прочитайте повідомлення ще раз. Більш незрозумілі або заплутані повідомлення прочитайте 3-4 рази.
   • Якщо зміст повідомлення не зовсім зрозуміло і у вас є можливість зателефонувати людині, підійміть трубку і зробіть це. Іноді один короткий телефонний дзвінок допоможе з`ясувати всі питання.

Частина 2 з 5: Адресати

1. 

   1

   Зверніть увагу, кому відправляєте копію. Ви повинні відповісти всім. Пам`ятайте, що менеджери та інші відділи побачать вашу адресу електронної пошти.
   • Чим більше людей вказані в якості адресатів в полі "копія", тим більш обережні ви повинні бути при написанні відповіді. Якщо ви були вказані в такому полі, цілком ймовірно, вам не треба відповідати.

2. 

   2

   Завжди дотримуйтесь діловий етикет. Ви повинні завжди використовувати вітання і підпис, винятком може бути лист до добре знайомого людині, коли ви пишете про щось, не пов`язаним з бізнесом.

3. 

   3

   Не відповідайте всім, якщо інформація не пов`язана з іншими людьми. Наприклад, якщо ваш начальник розіслав електронні повідомлення всім працівникам, але у вас є питання з цього приводу, дайте відповідь тільки своєму начальнику.

Частина 3 з 5: Правила відповіді на електронне повідомлення

1. 

   1

   Змініть тему повідомлення, якщо в ньому зачіпається декілька питань. Одержувачу буде простіше зрозуміти важливість повідомлення.

2. 

   2

   Видаліть все форматування. Люди дивляться електронні повідомлення на планшетах, смартфонах та інших пристроях, які не відображають форматування. Видаліть курсив, виділення жирним шрифтом і ніколи не пишіть всі букви великими.

3. 

   3

   Почніть електронне повідомлення з привітання. Це може бути офіційне вітання, таке як "Шановний Василь Петрович" або менш офіційне - "Здрастуйте, Анатолій".

4. 

   4

   Подякуйте людини за повідомлення, якщо воно було корисне, творче або своєчасне. Трохи лестощів не завадить. Але не слід довго говорити на цю тему.

5. 

   5

   Спочатку дайте відповідь на актуальні питання. Інформація в першому абзаці отримає особливу увагу.

6. 

   6

   Навчіться відповідати на електронні повідомлення з кількома запитаннями. Якщо в повідомленні більше трьох питань, скопіюйте їх і вставте у своїй відповіді, потім під кожним з них напишіть свою відповідь.
   
   
   
   • Можете розмістити під питанням тире або маркер, щоб виділити вашу відповідь. Деякі використовують інший колір тексту, але він може не відображатися на всіх пристроях.

7. 

   7

   Додайте вітання в кінець. Як і з привітанням, використовуйте офіційні вирази, як "З повагою", або менш офіційне "До зв`язку".

8. 

   8

   Додайте підпис в кінець повідомлення. Більшість поштових програм мають автоматичну підпис, але в деяких їх треба вставляти вручну.

Частина 4 з 5: Перевірка відповідей

1. 

   1

   Перевіряйте орфографію у всіх ваших відповідних електронних повідомленнях.

2. 

   2

   Приберіть сторонню інформацію. Електронна пошта - форма короткого спілкування і в повідомленні повинно бути не більше кількох параграфів, якщо тільки ви не відправляєте звіт.

3. 

   3

   Перевірте електронне повідомлення перед відправкою. Подумайте про те, що повідомлення розглядається як ділова переписка і буде збережено. Більшість повідомлень зберігаються на невизначений строк.

Частина 5 з 5: Обмеження електронних повідомлень

1. 

   1

   Уникайте сарказму в електронних повідомленнях. Він не сприймається як гумор.

2. 

   2

   Утримайтеся від критики в повідомленнях. Щоб вирішити проблеми з кимось, використовуйте телефон або зробіть це при особистій зустрічі.

3. 

   3

   Не відправляйте приватні повідомлення за допомогою електронної пошти компанії. Вони часто аналізуються і можуть послужити приводом для звільнення.

Що вам знадобиться

• Поле теми
• Заміна відповісти / відповісти всім
• Маркування електронних повідомлень
• Привітання
• Підпис
• Перевірка правопису
• Загальна перевірка